Jak dane są pobierane i przechowywane w Power BI?

W miarę jak organizacje rosną, liczba raportów rośnie, a złożoność analiz wzrasta. Ogólne analizy zaczynają zawodzić, podczas gdy codzienne pytania biznesowe prowadzą do potrzeby coraz bardziej złożonych obliczeń. Rezultat? Więcej arkuszy kalkulacyjnych. Pomnóż to przez liczbę działów, linii biznesowych, zarządzanych miejsc, pracowników.

Wyobraź sobie teraz, że wszystkie te arkusze kalkulacyjne są wysyłane e-mailem lub przesyłane na wspólną przestrzeń serwerową dla działu controllingu — często tylko jednej lub dwóch osób — które muszą „przetworzyć” dane, porównać je z poprzednimi raportami, systemami księgowymi, procedurami, danymi rynkowymi itp. Często muszą wyjaśniać rozbieżności za pośrednictwem e-maila lub telefonu z każdym pracownikiem. Wszystko to pod presją czasu. Może to łatwo prowadzić do wycieków danych, co, biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój regulacji prawnych, może mieć poważne konsekwencje dla organizacji. Jeśli zastanawiasz się, jak tego uniknąć, jesteś we właściwym miejscu. Rozwiązaniem może być narzędzie Business Intelligence, takie jak Power BI. Jak to działa technicznie? Jak pobieramy i przetwarzamy dane w ekosystemie Microsoft Power BI? Gdzie trafiają dane, jak są przechowywane i czy są bezpieczne?

Czy muszę najpierw zainwestować w hurtownię danych?

Jedną z największych zalet Power BI jest jego zdolność do pobierania, przetwarzania i łączenia danych z wielu źródeł jednocześnie. Power BI kompresuje dane z systemów księgowych, ERP, CRM, baz danych SQL, arkuszy kalkulacyjnych, stron internetowych i wielu innych źródeł w jedno miejsce, tworząc jedną, zjednoczoną hurtownię danych, która zasila raporty końcowe.

Jeśli outsourcingujesz rozwiązanie Business Intelligence, zapewne zastanawiasz się, jak pobierane są dane i czy są bezpieczne.

Jeśli Twoja organizacja już posiada hurtownię danych archiwizującą pełne dane biznesowe i operacyjne, sprawy są znacznie prostsze. Wystarczy zdefiniować zakres i zapewnić dostęp do dalszej pracy. Jeśli to serwer lokalny, konieczne jest użycie Data Gateway do połączenia bez przesyłania danych. Jeśli jesteś w chmurze (Azure, AWS itp.), wystarczą odpowiednie konektory.

Jeśli nie masz hurtowni danych — nie martw się. Nie musisz inwestować w drogi i skomplikowany proces IT. Wystarczy zdefiniować zakres danych i przyznać dostęp osobie lub zespołowi implementującemu Power BI. Od tego momentu dane są importowane do bezpiecznej chmury Microsoftu, gdzie mogą być przetwarzane.

Jak Power BI łączy się z źródłami danych?

Power BI łączy się z szeroką gamą źródeł danych przy użyciu trzech głównych trybów:

1) DirectQuery – łączy się bezpośrednio z danymi w ich oryginalnym repozytorium. Dane nie są przechowywane w Power BI; za każdym razem zapytanie jest kierowane do źródła.

2) LiveConnection – podobnie jak DirectQuery, ale działa tylko z określonymi modelami danych:

• SQL Server Analysis Services (SSAS) Tabular
• SSAS Multidimensional
• Power BI Service

Power BI pobiera metadane (takie jak miary, atrybuty, relacje) z tych modeli i wyświetla dane tylko w wizualizacjach.

3) Import – dane są ładowane do Power BI i przechowywane w dwóch głównych repozytoriach: Azure Blob Storage (dla zestawów danych) oraz Azure SQL (dla metadanych i danych systemowych).

To najczęstsza metoda, oferująca pełne możliwości Power BI — w tym Power Query, DAX i funkcje wizualizacji.

Niezależnie od trybu, Power BI może tymczasowo buforować dane, aby zoptymalizować wydajność.

Czy moje dane są bezpieczne?

Dostęp do raportów i dashboardów Power BI odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Logowanie wymaga konta Microsoft, a uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) może być włączone.

Wszystkie dane w Power BI są domyślnie szyfrowane za pomocą kluczy zarządzanych przez Microsoft. Dane w Azure SQL są szyfrowane za pomocą Transparent Data Encryption (TDE), natomiast dane w Azure BLOB są zabezpieczone przez Azure Storage Encryption. Możesz także dostarczyć własne klucze szyfrujące z Power BI Premium.

Podczas korzystania z trybu Import, Power BI używa oryginalnych poświadczeń użytkownika do pobierania danych. Po imporcie użytkownicy nie mają bezpośredniego dostępu do systemu źródłowego.

Więcej informacji w Power BI Security White Paper Microsoftu.

Ważne jest, że Power BI działa w trybie tylko do odczytu — Twoje oryginalne dane pozostają nienaruszone. Wszystkie transformacje odbywają się w ekosystemie Power BI.

Źródła danych Power BI i częstotliwość odświeżania

Power BI może pobierać dane z wielu źródeł. Jedynym rzeczywistym ograniczeniem jest umiejętność Twojego dewelopera — dlatego warto korzystać z profesjonalnego wsparcia. Power BI może pobierać dane z:

• Arkusek kalkulacyjnych, plików PDF, plików tekstowych
• Baz danych SQL
• Hurtowni danych (Azure, SharePoint, Dataverse, Power Apps itp.)
• Systemów księgowych, ERP i handlowych
• Systemów zarządzania projektami, CRM, narzędzi do śledzenia czasu
• Platform internetowych (np. GUS, NBP, Google Analytics, Google Search Console)

Zobacz pełną listę na stronie Microsoftu.

Czasami systemy wewnętrzne to za mało i potrzebne są dane zewnętrzne (np. dane makroekonomiczne lub surowcowe). Dzięki niestandardowym konektorom, doświadczeni deweloperzy BI mogą zautomatyzować import tych danych do Power BI.

Raporty mogą pobierać dane z systemów chmurowych (SaaS) i lokalnych. Zaktualizowane pliki płaskie (jak Excel) z różnych działów mogą również zasilać raporty. Power BI integruje i łączy wszystkie te dane w strukturalny zestaw danych. Częstotliwość odświeżania danych jest dopasowywana do Twoich potrzeb — miesięcznie, tygodniowo, codziennie lub częściej — w zależności od wymagań biznesowych.

Jak mogę udostępniać raporty Power BI?

Wierzymy w demokratyzację danych — umożliwienie dostępu do informacji nie tylko zarządowi. Menedżerowie powinni być „właścicielami” określonych KPI i celów. Ale to niemożliwe bez odpowiednich narzędzi i procedur.
Na szczęście Power BI umożliwia bezpieczne i efektywne zarządzanie dostępem do dashboardów i raportów. Menedżer regionalny może zobaczyć tylko wyniki swojej regionu — lub porównać je z innymi regionami. To zależy od Ciebie. Dobrze zdefiniowane zasady dostępu ułatwiają identyfikację nieefektywności, zarządzanie wydajnością i optymalizację marży.

Wdrożenie Power BI w Twojej organizacji

Jeśli interesujesz się Power BI lub nie jesteś pewien, czy wdrożyć to w swojej firmie, umów się na darmową konsultację. Odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy Ci rozpocząć drogę do stania się organizacją opartą na danych.

Skontaktuj się z nami