Jak tworzyć raporty i wizualizacje, które inspirują do działania

Im więcej analityków, kontrolerów i twórców raportów, tym więcej różnych dashboardów, tabel i wizualizacji jest tworzonych. Każdy ma swoje nawyki i preferencje, podobnie jak malarz interpretujący dane wizualnie. Często jednak takie raporty są mylące dla końcowego użytkownika, który otrzymuje dashboardy z różnych źródeł i w różnych formatach. Jeśli czytanie raportu często przypomina interpretowanie sztuki nowoczesnej, ten artykuł jest dla Ciebie. Istnieją zasady i wzorce, które pomagają uczynić raporty danych bardziej intuicyjnymi, wnikliwymi i możliwymi do podjęcia działań.

Najlepsze praktyki wizualizacji danych w raportach

Niezależnie od tego, czy patrzysz na raport po raz pierwszy, czy jesteś już zaznajomiony z jego strukturą, jedno jest kluczowe: potrzebne informacje powinny być łatwe do znalezienia i interpretacji. W końcu opierasz się na nich przy podejmowaniu ważnych decyzji biznesowych.

Warto zauważyć, że sposób prezentowania informacji—czy to w Excelu, Power BI czy innych platformach—powinien wyjaśniać i przyspieszać zrozumienie sytuacji operacyjnej, finansowej lub strategicznej Twojej organizacji. Osoby decyzyjne nie powinny tracić czasu na szukanie odpowiednich danych—powinny być one przedstawione w sposób jasny i dostępny. Raporty mogą odpowiadać na pytania takie jak:

• Jakie są wyniki firmy w różnych jednostkach biznesowych?
• Czy realizujemy budżet? Jeśli nie, które obszary wypadają słabiej?
• Jak kształtują się wyniki sprzedaży, marże, KPIs w czasie?
• Jak prezentują się wyniki sprzedaży w różnych segmentach lub wymiarach?
• Czy nasze działania w zakresie windykacji przynoszą efekty?
• Czy właściciele budżetów osiągają swoje cele?
• Jak nasze KPIs wypadają na tle konkurencji? (Benchmarking)

Jak więc ułatwić życie użytkownikom raportów?

Minimalizuj tekst

Jedną z najcenniejszych praktyk jest ograniczenie tekstu do absolutnego minimum. Sam tekst nie jest w stanie jasno przekazać relacji, trendów czy odchyleń. Kiedy to możliwe, zastąp go wykresami, tabelami lub innymi wizualizacjami. Jednak nadmiar wizualnych elementów to także ryzyko—nieoptymalizowane wizualizacje mogą być równie mylące, jak raporty przeładowane tekstem.

Używaj adnotacji, by dostarczyć kontekst, gdy jest to konieczne. Mogą one podkreślić kluczowe wnioski, takie jak przyczyna odchylenia, jednorazowy koszt czy zmiana marży—bez przytłaczania widza.

Ogranicz użycie kolorów i zapewnij spójność

Kolor w wizualizacji danych to trudny temat. Używanie zbyt wielu kolorów rozprasza użytkowników i utrudnia skupienie się na rzeczywistym przesłaniu. Zamiast pomóc, dodaje zamieszania, gdy użytkownicy próbują rozszyfrować znaczenie kolorów.

Unikaj nadmiernego użycia kolorów dekoracyjnych lub jaskrawych—zarówno w tle wykresów, jak i w punktach danych. Trzymaj się skoncentrowanej, spójnej palety.

Świetnym punktem odniesienia są IBCS® (Międzynarodowe Standardy Komunikacji Biznesowej), które promują minimalne użycie kolorów—głównie w odcieniach szarości—zarezerwowane czerwony i zielony dla odchyleń i dynamiki.

(Przykład zaśmieconego, nieczytelnego raportu z niejasnymi wnioskami)

Nawet bez pełnego wdrożenia standardów IBCS®, spójność w użyciu kolorów jest niezbędna. Na przykład zawsze używaj tego samego koloru dla kategorii produktów lub typu marży—użytkownicy będą wdzięczni za klarowność.

(Raport Power BI z zoptymalizowaną paletą kolorów dla jasności i znaczenia)

Unikaj wskaźników „świateł drogowych”

Wizualizacja wskaźników czerwono-żółto-zielonych jest powszechna, ale problematyczna. Może wydawać się pomocna na początku, ale szybko staje się niejasna. Zarówno IBCS®, jak i nasze doświadczenie zalecają używanie tylko dwóch kolorów—zielonego i czerwonego—aby pokazać wyniki w porównaniu do planu, a najlepiej także wizualizować skalę odchylenia.

(Po lewej: wskaźniki świateł drogowych. Po prawej: tabela wzbogacona o Zebra BI dla lepszych wniosków)

Mniej znaczy więcej

Przeciążenie wizualne to częsty problem. Efekty 3D, cienie, obrazy tła, przerośnięte tytuły—wszystko to odwraca uwagę od Twojego przesłania. Ten rodzaj wizualnego hałasu często nazywany jest „chartjunk”.

Istnieje nawet metryka dla tego: współczynnik atramentu-danych—proporcja „atramentu” używanego do pokazania danych w porównaniu do całkowitego „atramentu” używanego do narysowania wykresu. Wyższy jest lepszy.

Zastanów się, co możesz usunąć: linie siatki, ramki, efekty 3D, głośne czcionki. To wszystko dodaje hałasu. Oto porównanie:

(Po lewej: zaśmiecona wizualizacja z niskim współczynnikiem atramentu-danych. Po prawej: uproszczony wykres z jaśniejszymi wnioskami)

Który wykres ułatwia znalezienie sprzedaży z Samochodu 5? Prawdopodobnie drugi. Etykiety bezpośrednio na słupkach to także najlepsze praktyki IBCS®.

Wykresy w tabelach

Tabele czy wykresy? Czemu nie oba? Łączenie ich może uwolnić nową klarowność.

(Po lewej: tabela odchylenia standardowego. Po prawej: zoptymalizowana tabela Power BI z wizualizacjami Zebra BI)

Wykres w tabeli jest potężnym narzędziem do analizy odchyleń. Gdy już się do niego przyzwyczaisz, nie wrócisz do poprzednich metod. Każdy wiersz staje się natychmiastowy wnioskowy. Używaj słupków dla wartości numerycznych, wykresów lizakowych dla procentów i czerwono/zielonego koloru do flagowania negatywów/pozytywów.

To sprawia, że analiza odchyleń jest szybka i dokładna, pomagając Ci szybciej zrozumieć szczegóły i działać.

Unikaj przeciążenia informacjami

Za dużo danych zabija klarowność. Dashboards powinny być intuicyjne, użyteczne i nieprzytłaczające. Unikaj przeciążania jednej strony zbyt wieloma wykresami, filtrami czy podpowiedziami.

Projektuj zgodnie z zasadą przegląd najpierw, szczegóły na żądanie. Najważniejsze KPIs powinny być natychmiastowo widoczne—bez konieczności przewijania czy klikania.

(Po lewej: przeciążenie informacjami. Po prawej: zoptymalizowany dashboard Power BI)

Podaj punkty odniesienia

Prawie wszystkie raporty służą mierzeniu wyników. Kiedy tylko to możliwe, włącz porównania—do budżetu, planu, wcześniejszych okresów lub benchmarków. Linia trendu sama w sobie jest bez znaczenia, jeśli użytkownicy nie wiedzą, czy cel został osiągnięty.

(Wizualizacja Power BI pokazująca miesięczne przychody w porównaniu do planu, według kwartału i pełnego roku)

Wnioski

Klarowność jest kluczem do raportowania. Nie jest trudno ją osiągnąć—jeśli masz odpowiednie narzędzia, nastawienie i spójność. Używanie standardów, takich jak IBCS®, pomoże Ci uporządkować chaos informacji.

Nie są one obowiązkowe, ale zostały przetestowane przez ekspertów. Ich przestrzeganie oszczędza czas, redukuje tarcia i poprawia podejmowanie decyzji.

W Enterium pomagamy organizacjom usprawnić procesy controllingowe i raportowe—szczególnie poprzez wizual storytelling i dashboards menedżerskie. Jesteśmy partnerem Microsoft Power BI i dumnym partnerem Zebra BI, oferując naszym klientom dostęp do światowej klasy, zgodnych z IBCS® rozwiązań raportowych. Te narzędzia wprowadzają raportowanie na nowy poziom—oparte na chmurze, interaktywne i gotowe do użycia w biznesie.

Skontaktuj się z nami