Analityka biznesowa i controlling w startupach – jak wykorzystać dane do rozwoju Twojej firmy?

Sukces lub porażka startupu często zależy od drobnych szczegółów – a opinii na temat drogi do sukcesu jest zapewne tyle, ile samych założycieli startupów. Nie ma jednej recepty na sukces, ale niezależnie od kierunku, w jakim podąży Twój startup, efektywność działań i redukcja ryzyka będą kluczowe. I tu właśnie wchodzi budowanie kultury opartej na danych, wdrażanie narzędzi analitycznych i wprowadzanie procedur controllingowych. Inteligentna analiza danych i podejmowanie decyzji pozwalają oprzeć strategię rozwoju na solidnych podstawach. Dane mogą stać się użyteczną wiedzą – ale jak to zrobić? Właśnie to chcemy Ci pokazać dzisiaj, biorąc pod uwagę specyficzne wyzwania szybko rozwijających się startupów.

Skalowanie biznesu – jak skutecznie kontrolować startup podczas wzrostu?

Załóżmy, że Twój startup przeszedł już etap początkowy. Twój produkt, usługa lub rozwiązanie zyskały popularność na rynku – nie tylko przetrwały, ale stopniowo się rozwijają. Pozyskałeś finansowanie od inwestorów, którzy, podobnie jak Ty, oczekują dalszego wzrostu.
Twoja organizacja rośnie – nie tylko pod względem liczby pracowników, wartości klientów czy skali działalności, ale także finansowo i pod względem oczekiwań inwestorów.
Wkraczasz w ekscytującą, ale także skomplikowaną fazę. Wraz z rozwojem firmy rośnie ilość danych oraz potrzeba wglądu w przychody, koszty, marże, płynność finansową, operacje, działania marketingowe i zachowania klientów. Co teraz? Jak skalować firmę, zachowując efektywność?

9 na 10 startupów nie udaje się z powodu złego zarządzania finansami. (Failory)

Controlling, analityka i higiena danych – dlaczego są one kluczowe dla startupów?

Tworzenie działu finansowego i analitycznego lub zatrudnianie kontrolerów czy CFO nie zawsze znajduje się na czołowej liście wydatków startupu. W rezultacie zadania analityczne często są realizowane przez księgowych, pracowników administracyjnych lub nawet samych założycieli. Raportowanie i analityka nie są właściwie zarządzane, co prowadzi do powszechnych problemów – niewyjaśnionych wahań marży, niewyjaśnionego odpływu klientów, wymagań inwestorów dotyczących wiarygodnych raportów, podczas gdy zostajesz z bałaganem operacyjnym i podstawowym rachunkiem zysków i strat.
Dawniej dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych i interaktywnych był ograniczony. Implementacje były kosztowne i czasochłonne, a tanie narzędzia brakowały elastyczności.

Dziś, w świecie zdalnym, outsourcing i współpraca z zewnętrznymi partnerami stały się powszechne. To otwiera drzwi do wielu procesów biznesowych – w tym controlling i analityki – które mogą być realizowane zdalnie, efektywnie i w sposób opłacalny.
Dzięki rosnącemu zaufaniu do narzędzi opartych na chmurze, takich jak Power BI, nawet małe startupy mogą stać się firmami opartymi na danych, bez dużych inwestycji początkowych.

Dlaczego startupy powinny przyjąć Business Intelligence od pierwszego dnia?

• Przewaga konkurencyjna – Jeśli Twoi konkurenci nie korzystają z danych lub narzędzi BI, to daje Ci przewagę. Jeśli korzystają, nie możesz sobie pozwolić na pozostanie w tyle.
• Walidacja modelu biznesowego – Wiarygodne dane i raporty pomagają śledzić rentowność, identyfikować nieefektywności i rozumieć wyniki na każdym poziomie.
• Wzrost zaufania inwestorów – W ciągu ponad 11 lat naszej działalności firmy z kulturą opartą na danych i zorganizowanymi systemami raportowania regularnie osiągają wyższe wyceny. Jeśli planujesz kolejne rundy finansowania i chcesz zachować kontrolę, stanie się to kluczowym wyróżnikiem – a Twoi inwestorzy będą oczekiwać regularnych raportów i przejrzystości.
• Analiza strategii monetyzacji – Raportowanie oparte na danych pomaga dokładniej ocenić modele przychodów, wyniki sprzedaży i dopasowanie produktu do rynku.
• Realizowanie prognoz i symulacji z pewnością – Potęga analityki polega na uczeniu się z przeszłości, aby kształtować mądrzejsze strategie na przyszłość. Nie zostawiaj tej przewagi na stole.

Od 60% do 73% danych biznesowych nie jest wykorzystywanych do analiz. (Forrester)

Wyzwania związane z danymi i controllingiem, przed którymi stają startupy

Pomimo korzyści płynących z bycia firmą opartą na danych, wdrożenie analityki i procesów controllingowych wiąże się z wyzwaniami. Na podstawie naszego doświadczenia przedstawiamy sześć obszarów, w których startupy zazwyczaj borykają się z trudnościami:

• Decyzja o stworzeniu wewnętrznego zespołu analitycznego lub outsourcingu;
• Projektowanie struktur przychodów i kosztów, w tym plan kont i wymiarów analitycznych;
• Ustawienie workflow w zakresie controllingu i księgowości;
• Definiowanie KPIs, budżetów, benchmarków i kluczowych wskaźników biznesowych;
• Wybór odpowiednich narzędzi analitycznych;
• Agregowanie, czyszczenie, integrowanie i przygotowywanie danych z różnych źródeł.

Zacznijmy od najważniejszego punktu – budowanie zespołu. Dla wielu startupów zatrudnienie CFO lub pełnoetatowych analityków to za duży wydatek i nieproduktywne rozwiązanie. Outsourcing do wyspecjalizowanej firmy jest bardziej opłacalny i elastyczny, pozwalając Twoim potrzebom analitycznym skalować się razem z Twoim biznesem.

56% MŚP „rzadko lub nigdy” nie analizuje danych, a 33% z tego powodu, że są zbyt zajęci. (Sigma)

Zajmiemy się KPIs i strukturami kosztów/przychodów w osobnym wpisie, ale tutaj chcemy skupić się na wyborze odpowiednich narzędzi. Idealnie powinny one umożliwiać jasne, interaktywne raportowanie oparte na zintegrowanych danych z wielu źródeł—i wspierać oczyszczanie, modelowanie i transformację. I tu właśnie narzędzia Business Intelligence, takie jak Microsoft Power BI, błyszczą. Zostały zaprojektowane z myślą o dokładnych potrzebach, które opisaliśmy. Szczegóły tego wyjaśniamy w naszym artykule dlaczego warto przenieść raporty z Excela do Power BI.

Przykład raportu generowanego w Microsoft Power BI

Jak wdrożyć controlling i analitykę w startupie?

Aby wdrożyć controlling i analitykę, nie musisz zatrudniać pełnego wewnętrznego zespołu. Startupy mogą elastycznie outsourcować te funkcje do specjalistów. Jak wspomnieliśmy wcześniej, ta opcja jest bardziej opłacalna, efektywna i skalowalna niż budowanie wewnętrznego zespołu—szczególnie dla startupów na szybkim etapie wzrostu.

Jeśli chcesz wdrożyć controlling i analitykę biznesową w swoim startupie i szukasz wsparcia outsourcingowego, skontaktuj się z nami!