KPI i Power BI jako narzędzia wspierające monitorowanie i analizę danych w startupach

Definiowanie odpowiednich KPI, ich monitorowanie i analiza to kluczowe aspekty dla właścicieli firm, którzy chcą na bieżąco weryfikować rentowność swojej firmy. Jest to szczególnie ważne w rozwijających się startupach – skalowanie biznesu wymaga stałego nadzoru finansowego i podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Dziś chcielibyśmy przybliżyć temat KPI w startupach i polecić Power BI jako narzędzie do usprawnienia raportowania oraz szczegółowej, wielowymiarowej analizy wskaźników wydajności.

Co to są wskaźniki KPI?

Zanim przedstawimy najważniejsze KPI dla startupów, wyjaśnijmy krótko, czym one są i dlaczego są ważne. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) to mierzalne i obiektywne wartości, których celem jest ocena efektywności Twojego biznesu oraz weryfikacja, czy cele biznesowe są osiągane. Monitorowanie i analiza odpowiednich KPI pozwolą Ci określić między innymi:

• zdrowie finansowe Twojego startupu,
• efektywność Twoich kanałów sprzedaży,
• wartość pojedynczego klienta dla Twojej firmy,
• poziomy marży na różnych etapach dostarczania rozwiązania na rynek,
• jak i dlaczego klienci odchodzą z Twojego biznesu.

Im dokładniejsze są te dane, tym lepszą kontrolę będziesz miał nad rozwojem swojej firmy.

Nieprawidłowe dane mają bezpośredni wpływ na wyniki finansowe w 88% firm, a średnia firma traci 12% swoich przychodów z tego powodu (Experian Data Quality)

Oczywiście rodzaj KPI, które powinieneś mierzyć, zależy od oferty Twojego startupu, modelu biznesowego i strategii rynkowej. W tym artykule koncentrujemy się głównie na wskaźnikach istotnych dla startupów technologicznych, w tym tych oferujących rozwiązania SaaS (Software as a Service). Biorąc pod uwagę charakter takich produktów i usług, kluczowe KPI to współczynnik konwersji, marża brutto i burn rate (szybkość wydawania zainwestowanego kapitału). Ale to nie jedyne ważne KPI – poniżej przedstawiamy (naszym zdaniem) 8 najważniejszych wskaźników efektywności.

Lista najważniejszych KPI dla startupów:

1. Koszt pozyskania klienta (CAC)

Przygotowaliśmy również osobny artykuł na temat CAC, LTV i wskaźnika LTV/CAC w kontekście marketingu opartego na danych – zachęcamy do lektury.
Koszt pozyskania klienta (CAC) odnosi się do tego, ile kosztuje Cię pozyskanie jednego klienta. Oblicza się go według wzoru:

CAC = KM + W + S + U + PK / Liczba pozyskanych klientów w danym okresie

Gdzie:
KM – koszty marketingowe związane z pozyskaniem klienta
W – pensje zespołów sprzedaży i marketingu
S – koszt oprogramowania wspierającego sprzedaż
U – koszty outsourcingowe
PK – inne ogólne koszty sprzedaży i marketingu
Obliczenie samego CAC nie wystarczy, aby ocenić rentowność. Musisz również znać Lifetime Value (LTV), czyli szacowany całkowity zysk z klienta lub kontraktu.

2. Lifetime Value (LTV)

LTV oblicza się za pomocą wzoru:

LTV = IT * WT * MS * LO

Gdzie:
IT – średnia liczba transakcji w danym okresie
WT – średnia wartość transakcji w danym okresie
MS – średnia marża brutto (w %)
LO – liczba okresów w cyklu życia klienta
Należy pamiętać, że metody obliczania LTV i CAC mogą się różnić w zależności od modelu biznesowego Twojego startupu.

3. Wskaźnik LTV/CAC

Aby ocenić rentowność Twoich działań, podziel LTV przez CAC i porównaj wynik do 1. Na podstawie wyniku możesz określić, czy Twój startup generuje zysk:

• LTV/CAC < 1 – Twój biznes nie jest rentowny – wydajesz więcej na pozyskanie klienta, niż on jest wart.
• LTV/CAC ≈ 1 – przychody są mniej więcej równe kosztom pozyskania klienta – nieidealne, ponieważ niewiele lub nic nie zostaje na pokrycie kosztów świadczenia usługi lub kosztów operacyjnych.
• LTV/CAC > 1 – idealna sytuacja – klient generuje więcej przychodu, niż kosztuje jego pozyskanie.

Optymalny wskaźnik LTV:CAC to często 3:1, chociaż może się to różnić w zależności od branży.

4. MRR (Monthly Recurring Revenue) i ARR (Annual Recurring Revenue)

MRR (Monthly Recurring Revenue) odnosi się do Twoich powtarzalnych miesięcznych przychodów z subskrypcji, typowych dla modeli biznesowych opartych na subskrypcji. Mnożąc MRR przez 12, otrzymujesz wersję roczną: ARR (Annual Recurring Revenue).

MRR jest również związane z innymi metrykami, takimi jak:

• New MRR – przychody z nowych klientów pozyskanych w danym miesiącu; odzwierciedla wyniki sprzedaży i marketingu.
• Reactivation MRR – przychody z powracających klientów, którzy wcześniej anulowali subskrypcję.
• Upgrade MRR – dodatkowe przychody miesięczne z upsellingu lub cross-sellingu do istniejących klientów (znane również jako Expansion MRR).
• Downgrade MRR – utracone przychody z istniejących klientów, którzy obniżyli swoje subskrypcje.
• Churn MRR – utracone przychody z powodu anulowania subskrypcji.
• Existing MRR – niezmienne miesięczne przychody powtarzalne od klientów, którzy nie zmienili swojego planu.
• Total MRR – netto miesięczne przychody powtarzalne obliczane przez sumowanie wszystkich typów MRR.

Szczególną uwagę należy zwrócić na Churn Rate. Chociaż często traktowane jako wskaźnik porażki, jest jednym z najważniejszych i najbardziej użytecznych sygnałów wczesnego ostrzegania. Analizując go wraz z innymi metrykami, churn może pomóc w identyfikacji potrzebnych usprawnień, takich jak optymalizacja UX, ulepszanie funkcji czy dostosowanie cen.

Churn można monitorować na dwa sposoby:

• Oparty na liczbie (Customer Churn Rate): liczba utraconych klientów ÷ liczba klientów na początku okresu.
• Oparty na wartości (MRR Churn Rate): netto utracone MRR ÷ całkowite MRR na początku okresu.

5. Burn Rate (Monthly Burn)

Burn Rate mierzy negatywny przepływ gotówki – jak szybko Twój startup wydaje kapitał przed osiągnięciem dodatniego przepływu gotówki. Jest to szczególnie istotne na etapie seed, gdzie przychody zazwyczaj nie wystarczają na pokrycie wydatków. Zwykle wyrażane jest to w skali miesięcznej.

6. Runway

Runway jest bezpośrednio powiązane z Burn Rate. Pokazuje, jak długo Twój startup może przetrwać w obecnych warunkach finansowych i poziomie wydatków. Oblicza się go przez podzielenie obecnych środków gotówkowych przez miesięczny Burn Rate.

1,500,000 PLN / 50,000 PLN = 30 miesięcy

Wniosek: jeśli komercjalizacja zajmie kolejne dwa lata, obecna gotówka powinna wystarczyć na ten czas.

7. Marża

Marża może być obliczana na różnych poziomach i powinna odzwierciedlać model biznesowy. Na przykład, w przypadku produktów SaaS w chmurze, mogą być śledzone marże takie jak:

• Marża bezpośrednia – przychód minus koszt uruchomienia aplikacji (serwery, IT, pensje, licencje, itp.).
• Marża po kosztach sprzedaży i wsparcia klienta – odjęcie CAC i kosztów retencji od marży bezpośredniej.
• Marża operacyjna (marża sprzedaży) – odjęcie wszystkich pośrednich kosztów operacyjnych.
• Marża EBITDA – uwzględnia wszystkie dochody/koszty operacyjne, z wyjątkiem amortyzacji.
• Marża netto – obejmuje wszystkie przychody i wydatki, zgodnie z Twoim rachunkiem zysków i strat.

To tylko przykład – poziomy marży i obliczenia mogą się różnić w zależności od złożoności Twojego startupu i oczekiwań interesariuszy.

8. Wskaźnik Aktywacji

Wskaźnik Aktywacji mierzy, ilu użytkowników osiąga istotny kamień milowy w procesie onboardingu – kamień milowy, który wskazuje, że są oni prawdopodobnie aktywnymi, płacącymi klientami o niskim ryzyku churnu.
Ten kamień milowy może się różnić w zależności od typu biznesu. Sieć społecznościowa może śledzić dodanie pierwszego przyjaciela, a aplikacja muzyczna może mierzyć, ilu użytkowników tworzy playlistę.

Aby to określić, znajdź wydarzenie, które silnie koreluje z retencją klientów i wartością długoterminową.

Jakość danych – fundament wiarygodnego śledzenia KPI

Aby KPI dostarczały rzeczywistą wartość biznesową, dane, na których są oparte, muszą być wysokiej jakości i wiarygodne. Przeczytaj nasz artykuł o jakości danych, aby dowiedzieć się więcej. Krótko mówiąc, Twoje dane muszą być:

• wiarygodne,
• spójne,
• aktualne,
• dokładne,
• kompletne,
• istotne.

Jeśli którykolwiek z tych kryteriów nie jest spełniony, Twoja analiza może prowadzić do błędnych decyzji. W startupach złe decyzje kosztują znacznie więcej niż profesjonalizacja procesów związanych z danymi. Błędy, brak doświadczenia, praca manualna czy brak czasu na analizę – to wszystko zwiększa ryzyko porażki.

Jak Power BI pomaga

Aby zapewnić jakość danych, optymalizację procesów i kulturę opartą na danych, startupy powinny korzystać z narzędzi BI, takich jak Microsoft Power BI. W Enterium łączymy Power BI z wiedzą biznesową, finansową i techniczną, aby dostarczyć startupom unikalną wartość. Przejmujemy również pełną obsługę zarządzania danymi – dzięki czemu założyciele startupów nie muszą martwić się o integrację, czyszczenie danych czy tworzenie dashboardów.
To także ogromna przewaga podczas rozmów z inwestorami – oczekują oni twardych danych. Organizacje oparte na danych otrzymują wyższe wyceny, co ma kluczowe znaczenie dla startupów zależnych od finansowania zewnętrznego. To inwestycja, która zwraca się na wielu poziomach: operacyjnym, biznesowym i właścicielskim.

Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wybrać odpowiednie KPI, obliczyć je prawidłowo i w pełni zarządzać analizami biznesowymi i controllingiem!