Przenieś swoje raporty z Excela do Power BI – Zobacz, dlaczego warto!

Czy zaczynasz czuć, że Twoja firma generuje zbyt wiele plików Excela, żeby nad nimi panować? Czy ograniczenia Excela stają się coraz bardziej widoczne, utrudniając efektywne przetwarzanie danych? A może Twoja firma urosła do takiego rozmiaru, że to podstawowe narzędzie Microsoftu przestało wystarczać?

Wtedy czas na przemyślenie swojego podejścia do przetwarzania danych i raportowania. Dowiedz się, jak rozpoznać, kiedy Excel już nie wystarcza – i dlaczego przejście na narzędzia Business Intelligence, takie jak Power BI, to dobry wybór.

Pierwsze oznaki, że Excel już nie wystarcza

Microsoft Excel to potężne narzędzie, które doskonale sprawdza się jako repozytorium danych z podstawowymi funkcjami raportowymi, szczególnie w mniejszych firmach. Z biegiem lat Excel rozwinął się o kilka zaawansowanych dodatków, w tym:

• Power Query (ekstrakcja i transformacja danych);
• Power Pivot (modelowanie danych);
• Tablice przestawne i Power Map.

Ten rozwój pozwala Excelowi wspierać podstawowe i niektóre średniozaawansowane potrzeby raportowe. Jednak w miarę jak firmy rosną, a objętość danych, źródeł danych i użytkowników raportów rośnie, Excel staje się mniej efektywny. Kiedy to się dzieje, warto zadać trudne pytanie – czy potrzebujesz bardziej zaawansowanego i profesjonalnego rozwiązania do raportowania?

Pracownicy spędzają 36% swojego czasu na ręcznym szukaniu i organizowaniu informacji. Dodatkowo, 44% ich czasu to przeglądanie plików, które nie zawierają potrzebnych danych. (CMS Wire)

Zastanawiasz się, jak sprawdzić, czy Excel trzyma Twój zespół w miejscu? Oto 7 wyraźnych znaków ostrzegawczych:

1. Wielu członków zespołu pracuje na tych samych plikach Excela, co powoduje problemy z kontrolą wersji i współpracą.
2. Twoja organizacja generuje dużą liczbę dokumentów Excel, co utrudnia odnalezienie potrzebnych informacji.
3. Twój zespół często musi przeprowadzać szczegółowe analizy danych.
4. Twoja firma rozwija się dynamicznie, a dane rosną razem z nią.
5. Twoje raporty są nieczytelne lub nieinteraktywne, a ich przygotowanie trwa zbyt długo.
6. Popełniane są błędy ludzkie z powodu ręcznego wprowadzania i manipulacji danymi.
7. Niekompatybilności danych między plikami utrudniają identyfikację właściwej wersji – brak jednoznacznego źródła prawdy.

Kiedy Excel już nie wystarcza, przenieś raporty do Power BI

Dane powinny służyć Twojej organizacji — a nie tworzyć problemy. Jeśli Twoja firma nie zauważyła jeszcze nieefektywności raportowania w Excelu, czas na krok wstecz i zastanowienie się, ile cennego czasu Twój zespół traci na nieproduktywne zadania, które nie przynoszą rzeczywistej wartości biznesowej. To właśnie wtedy potrzebujesz mądrzejszego podejścia – a Power BI jest odpowiedzią.

Power BI, rozwiązanie Microsoftu, to rewolucyjna platforma do przetwarzania danych, wizualizacji i analityki w czasie rzeczywistym. Działa zarówno lokalnie, jak i w chmurze, umożliwiając bezproblemową integrację danych z różnych źródeł — oprogramowania księgowego, baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji internetowych. W przeciwieństwie do „opakowanych” modułów BI dołączanych do popularnych systemów księgowych, Power BI pozwala na tworzenie w pełni dostosowanych raportów od podstaw. Umożliwia również łatwe udostępnianie raportów – lub ich części – wewnętrznym zespołom oraz zewnętrznym partnerom.

Ograniczenia Excela stają się najbardziej widoczne, gdy próbujesz wizualizować dane, łączyć zbiory danych lub tworzyć interaktywne dashboardy i wykresy. Efektywna wizualizacja danych jest kluczem do wyciągania użytecznych wniosków – a te wnioski napędzają decyzje operacyjne i strategiczne. Dlatego musi być przeprowadzona w sposób właściwy.

Według Gartnera, słaba jakość danych kosztuje organizacje średnio 15 milionów dolarów rocznie. (Gartner)

Korzystając z Microsoft Power BI, zyskujesz znacznie więcej możliwości. Możesz przeprowadzać głębsze analizy, szybciej wyszukiwać wnioski i prezentować wyniki w bardziej przejrzysty i przekonujący sposób.

Wyobraź sobie, że musisz znać cenę i marżę na produkcie sprzedanym konkretnemu klientowi trzy miesiące temu. Jak długo zajęłoby Ci to, Twojemu księgowemu lub członkowi zespołu, aby znaleźć lub obliczyć tę wartość? Dzięki dobrze zaprojektowanym raportom i przepływom danych, otrzymasz odpowiedź w zaledwie kilka kliknięć.

Power BI współpracuje z zintegrowanymi danymi z całej organizacji (i źródeł zewnętrznych) zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Centralizuje Twoje dane – koniec z rozsypanymi, niezwiązanymi plikami Excela.

Power BI vs Excel – Kluczowe zalety

Wcześniej wymieniliśmy 7 oznak, że czas przejść z Excela. Teraz podsumujmy 7 głównych zalet Power BI w porównaniu do tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych.

Porównanie: Raport Excel

1. Power BI jest ciągle aktualizowane, aby spełniać rosnące potrzeby organizacji opartych na danych. Excel, z kolei, jest zaprojektowany do szybkich obliczeń i przetwarzania małych zbiorów danych.
2. Power BI oferuje szybsze grupowanie danych i lepsze możliwości przechowywania danych.
3. Zaawansowana wizualizacja danych – interaktywne raporty (przechodzenie między wizualizacjami i tabelami, funkcje kliknij, aby filtrować itd.) znacznie przewyższają możliwości prezentacyjne Excela. Odpowiednio zaprojektowane raporty poprawiają klarowność i upraszczają analizę.
4. Integracja z innymi narzędziami – Power BI łączy się płynnie z Excelem, bazami danych SQL, systemami księgowymi, ERP, CRM oraz innymi narzędziami chmurowymi i lokalnymi. Centralizuje dane, zamiast rozrzucać je po wielu plikach.
5. Bezpieczeństwo w chmurze i kontrolowane udostępnianie – Raporty opublikowane w Power BI Service mogą być bezpiecznie udostępniane członkom zespołu, z dostępem opartym na rolach za pomocą Row Level Security (RLS), zamiast wysyłania przefiltrowanych plików Excela drogą mailową.
6. Szybki eksport do Excela – W razie potrzeby użytkownicy mogą eksportować tylko konkretne fragmenty danych, oszczędzając czas przy zadaniach takich jak budżetowanie czy analiza ad-hoc.
7. Kompresja danych i wydajność – W przeciwieństwie do Excela, który ma problemy z dużymi plikami, Power BI wykorzystuje wbudowane algorytmy kompresji danych, zapewniając lepszą prędkość i skalowalność — bez limitu wierszy.

Ponad 5 milionów użytkowników już subskrybuje Power BI. (Microsoft)

Różne narzędzia dla różnych potrzeb

Excel i Power BI zostały stworzone do różnych celów. Excel doskonale sprawdza się w organizowaniu danych, wykonywaniu obliczeń i tworzeniu podstawowych tabel. Z kolei Power BI jest zaprojektowane dla firm z zaawansowanymi potrzebami analitycznymi.

Power BI jest idealne do pracy z dużymi zestawami danych, interaktywnej analizy danych, opowiadania historii za pomocą wizualizacji i współpracy zespołowej. Integruje dane z wielu źródeł i umożliwia podejmowanie świadomych decyzji. Jeśli to kierunek, w którym zmierza Twoja firma, przeczytaj nasz poprzedni artykuł, aby dowiedzieć się więcej – Czym jest Power BI?

Wysoka wartość biznesowa przy niskich kosztach

Cyfrowa transformacja w zakresie business intelligence i controllingu nie musi być kosztowna — zwłaszcza jeśli Twoja organizacja nie jest jeszcze dużą korporacją. Power BI to opłacalne rozwiązanie, które może znacznie poprawić przepływ danych, efektywność raportowania i umożliwić Twojemu zespołowi podejmowanie świadomych decyzji, korzystając z jednego, zintegrowanego źródła prawdy. Mimo to, zalecamy współpracę z profesjonalistami BI, aby zapewnić odpowiednią implementację.

Skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy Ci przejść przez tę ekscytującą transformację!